สัปดาห์ที่ 17 บทสรุปการทำงาน

บทสรุป
หน้าที่ที่รับผิดชอบคือ งานผู้ช่วยเลขานุการ รับผิดชอบทั้งหมด 8 แผนกคือ
1. ฝ่ายโครงสร้างสถาปัตยกรรมและงานวิจัยชั้นสูงเทคโนโลยีสารสนเทศ (VM)
2. กองความปลอดภัยและบริหารความเสี่ยงเทคโนโลยีสารสนเทศ (VH)
3. กองวิจัยเพื่อความก้าวหน้าเทคโนโลยีสารสนเทศ (VX)
4. กองโครงสร้างสถาปัตยกรรมและกลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ (VQ)
5. กองวางแผนและบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ (VY)
6. กองระบบสารสนเทศการวางแผนกลยุทธ์และผลิตภัณฑ์การบิน (VB)
7. แผนกพัฒนาระบบข้อมูลการพัฒนากลยุทธ์และผลิตภัณฑ์ (VB-D)
8. แผนกพัฒนาระบบข้อมูลผลิตภัณฑ์บริการลูกค้า (VB-P)
งานที่ทำประจำในแต่ละวันคือ
- รับ Company-mail ที่เข้ามาแผนกในแต่ละวัน ลงบันทึกรายละเอียดเอกสารเข้าแผนกด้วย Excelและจัดส่งให้กับผู้มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อ
- ส่ง Company-mail ออกไปต่างแผนกลงบันทึกรายละเอียดเอกสารออก ใน Excel เอกสารบางอย่างต้อง Copy เก็บเข้าแฟ้มเอกสารไว้เป็นหลักฐาอ้างอิง
-จัดเก็บเอกสารการลา,การขอลงเวลาทำงาน,การขอเปลี่ยนเวลาทำงานของพนักงาน แต่ละแผนกเข้าแฟ้มเอกสาร
-จัดเอกสารการลา,การขอลงเวลาทำงานขอพนักงาน ที่ยื่นเรื่อง เสนอผู้จัดการแต่ละแผนก พิจารณา อนุมัติ
-จัดเก็บเอกสาร Time Reccord เข้าแฟ้มเอกสารแต่ละแผนก
-ตั้งแท่นเซ็นชื่อในเอกสาร Time Reccord และนำเข้าแฟ้มเสนอผู้จัดการแต่ละแผนกพิจารณา อนุมัติ
-ถ่ายเอกสาร ,แสกนเอกสาร และส่ง ไฟล์เอกสาร เข้า E-mail ให้กับหัวหน้างาน
-เดินเอกสารเมื่อมีเอกสารด่วน
-พิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น สั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน,สัญญาว่าจ้างต่างๆ และเสนอผู้จัดการแต่ละแผนกพิจารณาอนุมัติ
-ใช้ Excel จัดทำแบบฟอร์มลงทะเบียนการขอยืมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เช่น Notebook,Voice Recorder
-ทำป้าย (Label) และสารบัญแฟ้ม,แบ่งหมวดหมู่ประเภทแฟ้มเอกสาร,ปรับปรุงแก้ไข/เพิ่มเติม หมวดหมู่แฟ้มเอกสาร
-ทำลายเอกสาร
-ใช้ Execl จัดทำแบบฟอร์มส่งซ่อม/โอนย้าย / จำหน่ายทรัพย์สินและอุปกรณ์สำนักงาน
-เดินเอกสาร Travel Order fo Service Journey ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อเสนอผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ และถ่ายสำเนา จัดเก็บ Service Journey Repot ทั้งหมด ก่อนส่งหน่วยงานที่ เกี่ยวข้องต่อไป
-จัดเตรียมและจัดเก็บอุปกรณ์สำหรับการประชุม เช่น Notebook,LCD,และการต่อใช้สัญญาณ LAN ในห้องประชุม
-รับเรื่องการติดต่อประสารงาน และงานนัดหมายประชุม รวมถึงการรับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุม
-จัดชุดของขวัญ เพื่อแจกแขกของแต่ละหน่วยงาน ,ช่วยกิจกรรมปีใหม่ของฝ่ายฯ

ปัญหาในการทำงาน
-เอกสารบางอย่างต้องคอยถามหัวหน้างานเพราะเราตัดสินใจเองไม่ได้
-บางทีมีงานด่วนมา แต่หัวหน้างานประชุมไม่สามารถอธิบายงานได้จึงทำให้มีงานค้างคา
-ผู้จัดการประชุมซะส่วนใหญ่ทำให้ไม่มีเวลาดูหรืออ่านเอกสาร เมื่อผู้จัดการมีเวลาอ่านและส่งเอกสารออกมาทำให้มีเอกสารที่ต้องจัดแยกเข้าแฟ้มและส่งออกคราวละมากๆ และงานจะยุ่งมากเพราะต้องเคลียร์เอกสารทั้งหมดในวันเดียว
-บางช่วงไม่มีงานทำ ต้องคอยวิ่งหางานเอง
-บางวันพี่ที่ดูแลลางาน และงานต้องให้พี่เซ็นทำให้มีงานค้าง
-พี่ที่แผนกบางคนลางานทำให้มีเอกสารที่ต้องส่งให้คนที่ลางานค้างอยู่กับเราเยอะ
-งานส่วนใหญ่เป็นงานเอกสาร ไม่ค่อยได้ใช้คอมพิวเตอร์มากนัก
-บางช่วงมีงานสัมมนาที่ต้องออกนอกสำนักงาน และใช้เวลาในการเดินทางค่อนข้างมาก ทำให้เหนื่อยล้า และยังต้องกลับมาทำงานที่รับผิดชอบต่ออีกซึ่งมีงานค้างมาก
-บางช่วงมีงานเร่งด่วนที่ต้องถ่ายสำเนา แต่เครื่องที่ใช้ถ่ายสำเนาเสีย ไม่สามารถถ่ายสำเนาได้
-อินเตอร์เน็ตที่บริษัทไม่สามารถใช้งานได้ ซึ่งงานบางอย่างต้องใช้อินเตอร์เน็ตช่วย

การแก้ปัญหา
-ต้องไปถ่ายสำเนาที่ตึกอื่น เมื่อมีงานด่วนมากๆ ถ้าเครื่องถ่ายสำเนาที่ตึกเสีย
-งานบางอย่างต้องนำกลับมาทำที่บ้าน เพราะอินเตอร์เน็ตที่บริษัทไม่สามารถใช้งานได้

-